Кейс №4: Марекан

Кейс №4: Производство

«Оптимизация финансовой модели в 2.7 раз за счет изменения мотивации персонала»

Справка о компании

Направление деятельности:
Изготовление кромки, стеновых панелей, фасадных полотен
Дата основания: 2018
Город: Химки, Московская обл.
Задачи проекта:
Построение удаленного отдела продаж под ключ

Сайт компании

Навигация по кейсу:

Описание кейса

Наша стандартная рекомендация любой стартап-компании или компании выводящей на рынок новый продукт - начинать с качественного и объективного анализа этого рынка.

Достигается это при условии правильной системы аналитики и достаточного количества анализируемых компаний (как конкурентов, так и клиентов). Также важно не забывать об их релевантности - они должны быть максимально целевыми.
При этом немаловажным остается соблюдение определенной последовательности действий - нельзя качественно проработать клиентов без предварительного погружения в компанию и конкурентную среду. Ведь по факту, купить у Вас или у конкурента - всегда вопрос выбора и выбор этот обусловлен наличием положительных и отрицательных моментов, которые выделяют вас на фоне других компаний.

В случае с компанией "Марекан" нашей первоначальной задачей стало детальное изучение рынка на предмет определения потенциального уровня спроса на продукцию, с которой компания выходила на рынок, в частности через канал холодных звонков.

1. Анализ рынка

Данный анализ клиентов позволил определить наиболее интересные направления для дальнейшей работы отдела.
Итоговые показатели анализа были следующие: 21.85% заинтересованных в покупке напрямую и 21.85% потенциальных клиентов, которые проявили открытый интерес к дальнейшему диалогу.

Также стоит учесть, что остальную часть, как в результате оказалось, преимущественно составляли компании, которые не были целевыми клиентами Заказчика: либо они в принципе не использовали в работе предлагаемый продукт, либо они не являлись производителями мебели, а только продавали ее. Данные показатели довали четкое понимание, что привлекать клиентов данным образом можно, причем достаточно эффективно.

Благодаря тому, что по итогу анализа появились конверсионные показатели по всем интересующим нам срезам, а также стало возможным просчитать необходимое для достижения желаемых объемов продаж количество сотрудников, удалось просчитать финансовую модель проекта.
Совместно с Заказчиком для отдела был выбран удаленный формат работы. Это существенно повышало рентабельность отдела - удаленный отдел оказался в 3 раза выгоднее офисного (тем, кому такая цифра покажется невозможной, предлагаем сложить расходы на офис в Москве, московский среднерыночный оклад, оборудование для работы и т.д., а затем получившуюся цифру сравнить с той, которая получится, если откинуть все это и оставить только оклад, причем региональный). Качество и эффективность такого отдела, разумеется, ничем не уступает отделу офисному.

"Построение удаленного отдела продаж сократило затраты Заказчика в 3 раза"

Мария О.

Эксперт отдела проектов AS Evolution

Схема анализа рынка

Анализ компании

Изучение информации о компании. Погружение в продукт.
Определение проблемных зон.

Анализ конкурентов

Выявление конкурентных преимуществ. Определение возможных источников трафика.

Анализ клиентов

Анализ клиентского спроса. Определение наиболее предпочтительных каналов трафика.

Анализ рынка - состоит из 3х частей, каждая из которых отвечает на соответствующие вопросы.
Первая часть - анализ компании - дает полное понимание по продукту/услуге компании, воронке продаж, клиентам, сотрудникам и т.д. Осуществляется очно или удаленно. Анализу подвергаются собственник, руководители подразделений и сотрудники отдела продаж. Также анализируется CRM-система, звонки сотрудников и презентационные материалы (маркетинг-кит, КП, прайс-лист и т.д.). Формат: очный/удаленный.
Часть вторая - анализ конкурентов - определяет положение компании на рынке, объективные плюсы и минусы компании на фоне конкурентов. Помогает определить источники трафика конкурентов, найти наиболее подходящую модель продаж. Анализу подвергаются до 30 конкурентов. Формат: удаленный.
Заключительная 3я часть - анализ клиентов - показывает клиентский спрос на корректно сформулированный вариант предложения. Определяет воронку продаж и наиболее эффективную модель взаимодействия с клиентом. Анализу подвергается до 200 потенциальных клиентов. Формат: удаленный.
Списки клиентов и конкурентов перед проведением анализа в обязательном порядке согласовываются с Заказчиком. Общий срок проведения анализа рынка 2-4 недели. Результаты предоставляются в виде соответствующих чек-листов с подробным описанием по каждой компании и экспертным заключением.

Завершив анализ и сделав необходимые расчеты, мы приступили к построению удаленного отдела продаж. Многие работы из списка проводились не поэтапно, а в параллели (реализация проектов у нас всегда идет группой от 4 человек). Опираясь на отработанную годами технологию, мы начали с систематизации.

2. Систематизация

1. Комплексное внедрение CRM-системы. Дала возможность корректно вести клиента от первого касания до сделки и после нее, фиксировать результат, организовывать планирование и получать необходимую статистику;

CRM

CRM-система - система управления клиентской базой. Позволяет корректно и полноценно отображать работу по каждому клиенту; сохранять всю историю взаимодействия с клиентом; вести планирование взаимодействия с клиентом; координировать действия всех сотрудников компании; регулярно и автоматически получать всю необходимую отчетность, автоматизировать процесс взаимодействия с клиентом, создавать автоматические рассылки, в онлайн режиме отслеживать эффективность сотрудников и т.д.
Так как на рынке существует свыше 1000 CRM-систем и найти наиболее подходящую непросто, в рамках анализа компании наши эксперты делают подбор и предоставляют Заказчику на выбор несколько вариантов. Делать это оперативно нам позволяет многолетний опыт и обучение наших IT-специалистов работе с системами (подтверждением этому служит наличие у AS Evolution статуса "официального партнера" более чем 40 CRM-систем).
Внедрение и настройка системы проходит в несколько этапов и сопровождается индивидуальным обучением сотрудников и созданием видео-инструкций.
Срок внедрения и настройки CRM – 1-4 недели.

2. Внедрение Виртуальной АТС системы и ее интеграция с CRM. Для хранения и обработки данных о каждой коммуникации с клиентом.

ВАТС

Виртуальная АТС - облачная телефония. Дает возможность звонить, записывать и, как следствие, анализировать звонки сотрудников. Позволяет следить за выполнением нормативов по количеству и качеству звонков. Как и в случае с CRM-системами, существует большое разнообразие вариантов. Мы предлагаем к внедрению свыше 30. Подбор наиболее подходящего варинта также ведется в рамках анализа компании.
ВАТС – незаменимый инструмент для анализа работы удаленных сотрудников: располагается "в облаке", звонить можно через гарнитуру или ноутбук, часто система устанавливается в виде приложения на мобильный телефон и дает возможность звонить с любого места в любое время. При интеграции с CRM-системой возможно делать звонки из CRM-карточки клиента.
Срок внедрения и настройки ВАТС – 1-2 недели.

3. Составление системы отчетности. Дает детальную информацию по воронке продаж, а также возможность принять своевременные меры при появлении проблемных зон (потенциальном снижении уровня продаж);

Отчетность

Ежедневная отчетность - система для анализа ключевых показателей эффективности сотрудников. Разрабатывается индивидуально для каждой компании согласно нормативам мотивации. Позволяет анализировать процент выполнения планов и делать необходимые аналитические срезы по воронке продаж. Может вестись как внутри CRM-системы, так и в сторонних программах. Срок разработки и внедрения - от 1 до 5 дней.

4. Предоставление базы потенциальных клиентов. Существенно увеличила эффективность работы отдела. База была интегрирована в CRM, что ускорило время ее проработки;

5. Написание Корпоративной Книги Продаж (в электронно-интерактивном формате). Включает в себя необходимую для эффективной работы отдела продаж информацию: регламенты и алгоритмы работ, скрипты продаж, инструкции по работе со всеми внедренными системами, материалы по продажам и т.д. Все, что требуется для систематизации работы действующих, а также быстрой и качественной адаптации новых сотрудников отдела;

ККП

Схема систематизации

Внедрение CRM

Автоматизация работы с клиентской базой

Внедрение ВАТС

Возможность анализа звонков

Внедрение отчетности

Контроль воронки продаж

Корпоративная Книга Продаж

Написание скриптов продаж, регламентов работы, алгоритмов взаимодействия с клиентами, видео инструкций по работе всех систем

3. Мотивация, система найма и обучения персонала

1. Разработка и внедрение новай мотивации для персонала. Оптимизировала затраты на персонал в 2.7 раза;

Мотивация разрабатывается исходя из набора ключевых показателей эффективности сотрудника (KPI) и планов продаж. Разработанная экспертами AS Evolution мотивация в каждом случае становится эффективной для компании потому, что она включает влияющие на продажи показатели (как месячные нормативы, так и дневные нормы), регулярное выполнение которых неизбежно приводит сотрудников к выполнению итогового плана продаж. Мотивация также способна смещать вектор внимания сотрудников на приоритетные для компании направления.

2. Разработка новой системы найма персонала. Дала возможность нанимать квалифицированных удаленных специалистов в сжатые сроки;

3. Разработка системы адаптации и обучения новых специалистов. С ее помощью в рамках 1 недели сотрудник выходит на его стандартный функционал, а за 2-3 недели на плановые KPI показатели.

Схема найма и обучения персонала

Разработка мотивации

Мотивация, нацеленная на рост продаж сотрудников не за счет принципа "Давайте! Вы сможете!", а за счет выверенных показателей и норм; сокращает потенциально возможные расходы на неэффективный персонал.

Разработка системы адаптации и обучения персонала

Система, которая позволила в сжатые сроки выводить персонал на ежедневный функционал без потерь в качестве работы; менеджеры стали закрывать сделки уже на второй неделе работы.

Разработка системы найма персонала

Пошаговый алгоритм поиска и отбора релевантных кандидатов. Включает вакансии, чек листы, анкеты и т.д. Позволяет закрывать вакансии в сжатые сроки даже сотрудникам, которые не имеют опыта в подборе персонала.

Подбор и обучение персонала

Подбор целевых сотрудников и последующее обучение всему, что входит в их непосредственный функционал.

4. Подбор и вывод сотрудников на плановые показатели

Работа со сформированным отделом предполагала тестовый период для новичков - благодаря ему без рисков для Заказчика можно увидеть реальную эффективность специалиста. Если заявленные на собеседованиях результаты подтвеждались, далее сотрудник проходил аттестацию и приступал к своей непосредственной деятельности. Погружение в нее происходило поэтапно, что позволило не тратить большое количество рабочего времени сотрудника на теорию и начать привлекать клиентов уже на второй неделе работы.

Основная работа с отделом включала комплексную аналитику и внесение своевременных коррективов. Проведение данных мероприятий совместно с РОПом позволило укрепить связь внутри команды и делать структуру автономной.

Подбор персонала - отлаженная система оперативного подбора эффективных специалистов. Осуществляется за счет 2-х основных элементов:
- детальной идентификации необходимых профессиональных компетенций и личных качеств сотрудника на ранней стадии подбора;
- использованию большого набора инструментов для подбора.
HR департамент AS Evolution не ограничивается рамками отдела продаж и осуществляет подбор широкого спектра специалистов из различных областей.
Средний срок закрытия вакансии - 2-3 недели. Наиболее эффективный результат из практики - 6 специалистов за полтора дня.

Итоги проекта

21%

Конверсия из лида в клиента

2.5 м

Сроки проекта

125%

KPI